Dla każdego organizatora konwencji ważne są takie kwestie, jak: wydatki na transport, hotele, posiłki oraz koszty reprezentacyjne związane ze spotkaniami z potencjalnymi klientami lub pracownikami, koszty związane ze spędzaniem czasu poza biurem, niezrealizowane podczas nieobecności w biurze sprawy biznesowe, nadrabianie zaległości po powrocie do biura. Gdy zsumujemy wszystkie te czynniki, to łączna kwota może okazać się całkiem duża. Firmy muszą dopilnować, aby konwencje spełniały przyjęte przez nie standardy. Między innymi chodzi tu o elementy edukacyjne przygotowane na odpowiednio wysokim poziomie, a także o odpowiedni wybór uczestników. Szefowie muszą też być pewni, że wysyłają właściwą osobę, która zapewni maksymalny zwrot z uczestnictwa. Kilku przedstawicieli firmy uczestniczących w konwencji, w wyniku swego nieprofesjonalnego zachowania i ubioru, naraziło firmę na utratę potencjalnych zamówień od istniejących i przyszłych klientów biorących udział w konwencji. Firma, bowiem wysłała na to wydarzenie jedynie młodych pracowników i nikt nie zainteresował się, czy będą oni odpowiednimi partnerami do rozmów i budowania wzajemnych relacji biznesowych dla pozostałych uczestników konwencji.
Nikt również nie zadał sobie trudu, aby omówić oczekiwania firmy w stosunku do wysyłanych przedstawicieli w zakresie korporacyjnych wzorców zachowań podczas spotkań biznesowych i towarzyskich w czasie konwencji. Młodzi pracownicy nie mieli doświadczenia w uczestniczeniu w imprezach biznesowych, na których jest oferowany alkohol.
Organizacja konwencji dla Ciebie 